Simples Nacional ainda faz sentido para empresas de software em 2025?
Até pouco tempo atrás, a regra de bolso para quem abria uma empresa de tecnologia no Brasil era automática: comece no Simples Nacional e não olhe para trás. O regime tributário virou sinônimo de "paga...
Até pouco tempo atrás, a regra de bolso para quem abria uma empresa de tecnologia no Brasil era automática: comece no Simples Nacional e não olhe para trás. O regime tributário virou sinônimo de "pagar menos". Mas em 2025, essa lógica automática está custando caro para empresas de software que escalaram.
Muitos fundadores estão descobrindo, da pior maneira, que o "Simples" deixou de ser barato. Com alíquotas efetivas que superam os 16% nas faixas intermediárias e a armadilha do Fator R exigindo folhas de pagamento infladas, o regime que deveria ser um porto seguro virou, em muitos casos, uma âncora de crescimento. Para negócios de TI com ticket alto e margens robustas, o Lucro Presumido — o "bicho-papão" da burocracia — voltou à mesa como a opção mais racional para salvar o caixa nos próximos 24 meses.
A ilusão da alíquota única
O Simples continua sendo a porta de entrada imbatível para quem está começando — consultores solo, *dev shops* pequenas ou SaaS em estágio inicial. O problema surge quando a empresa cresce, mas a mentalidade tributária continua a de uma microempresa.
O teto de faturamento de R$ 4,8 milhões anuais (para EPP) é apenas a barreira jurídica. A barreira econômica chega muito antes. No setor de TI, a tributação é definida por um mecanismo que pune a eficiência operacional: o **Fator R**.
A matemática perversa do Fator R
A regra é clara, mas o impacto é sutil. Se a sua folha de pagamento (incluindo pró-labore) for igual ou superior a **28%** do faturamento, você paga impostos pelo **Anexo III**, com alíquotas iniciais de 6%. Se a folha for menor que isso — ou seja, se você for eficiente e automatizado —, você é jogado para o **Anexo V**, onde a tributação começa em dolorosos **15,5%**.
Para uma software house tradicional, cheia de desenvolvedores CLT, manter o Fator R acima de 28% é orgânico. Mas para um SaaS B2B moderno, que roda na nuvem e escala receita sem necessariamente contratar mais gente na mesma proporção, o Fator R vira um problema.
Ocorre então um fenômeno curioso nos escritórios de contabilidade: empresários aumentando artificialmente o pró-labore ou segurando contratações PJ apenas para atingir a cota de 28% de folha. O CFO de uma plataforma de logística do Sul resumiu bem o drama: "Eu mantinha gente na folha só para não cair no Anexo V. Quando simulei o custo total disso em 24 meses, vi que estava queimando caixa duas vezes: no salário desnecessário e na alíquota que, mesmo reduzida, já estava alta."
O teto invisível dos R$ 3,6 milhões
Há outra pegadinha no calendário de 2025. Embora o teto federal seja de R$ 4,8 milhões, existe um "sublimite" de **R$ 3,6 milhões** para ICMS e ISS. Passou desse valor, o ISS (crucial para software) é recolhido fora do DAS, com regras próprias de cada município.
Nesse estágio, a "simplicidade" da guia única desaparece. A empresa continua no Simples para impostos federais (pagando alíquotas nominais que chegam a 33% na última faixa do Anexo III antes das deduções), e ainda precisa lidar com a burocracia municipal. É o pior dos dois mundos: a carga tributária alta do Simples com a complexidade administrativa do regime normal.
Lucro Presumido: menos assustador do que parece
Existe um mito de que sair do Simples significa falência burocrática. Não em 2025. Com a digitalização dos processos fiscais, o Lucro Presumido tornou-se extremamente competitivo para empresas de software maduras, especialmente aquelas com faturamento acima de R$ 1,8 milhão/ano ou com margens de lucro altas.
A conta de padaria que todo fundador deve fazer é comparar a alíquota efetiva do Simples (que cresce com o faturamento) contra a carga fixa do Presumido.
Para licenciamento ou cessão de uso de software, a Receita Federal consolidou o entendimento de que a base de cálculo do IRPJ e CSLL é de **32%** sobre a receita. Somando PIS, Cofins e ISS, a carga tributária total costuma girar em torno de **13% a 16%**, dependendo do município.
O ponto de virada
Imagine uma empresa de SaaS em Belo Horizonte faturando **R$ 350 mil/mês** (R$ 4,2 milhões/ano). * **No Simples (Anexo V):** Por ter uma estrutura enxuta e Fator R baixo, ela paga facilmente mais de **18%** de imposto efetivo sobre a nota. * **No Lucro Presumido:** A carga total ficaria próxima de **14,5%** (considerando um ISS médio).
Essa diferença de 3,5% parece pequena, mas em um faturamento de R$ 4,2 milhões, estamos falando de quase **R$ 150 mil por ano** de economia. É o custo de um desenvolvedor sênior ou de toda a verba de tráfego pago de um trimestre, desperdiçado por inércia tributária.
Cuidado com a classificação
A migração exige profissionalismo. O "jeitinho" não funciona no Lucro Presumido. A distinção entre "venda de software de prateleira" (que pode ter presunção de lucro menor, de 8%) e "licenciamento/SaaS" (32%) é vigiada de perto pela Receita. Contratos genéricos que misturam suporte, licença e consultoria são um convite para autuações. Em 2025, ter um contador especializado em TI não é luxo, é gestão de risco.
O fator Reforma Tributária
Quem planeja 2025 também precisa olhar de soslaio para 2026 e 2027. A reforma tributária, com a introdução do IBS e CBS (o novo IVA), vai mudar o jogo.
O setor de serviços, incluindo software, tende a sofrer um aumento de carga no novo sistema, com alíquotas de referência estimadas em **26-28%**. O Simples Nacional será mantido, mas o crédito de imposto que ele gera para os clientes B2B será limitado.
Isso cria um paradoxo: 1. Ficar no Simples pode proteger a empresa da alíquota cheia do futuro IVA. 2. Por outro lado, grandes clientes corporativos podem começar a evitar fornecedores do Simples porque eles geram menos créditos tributários ("desconto" no imposto) do que fornecedores no regime normal.
A decisão tomada agora, em janeiro de 2025, já deve considerar se o seu cliente se importa com crédito tributário ou não. Se você vende para bancos ou grandes indústrias, sair do Simples pode virar uma exigência comercial antes mesmo de ser uma vantagem fiscal.
O veredito do CFO
A escolha do regime deixou de ser uma formalidade burocrática para se tornar uma alavanca de *valuation*. Investidores analisam a eficiência de capital. Uma startup que entrega 4% ou 5% da receita desnecessariamente para o governo tem margens piores e gera menos caixa livre.
Para 2025, o "Simples" só faz jus ao nome se a sua empresa ainda for pequena ou tiver uma folha de pagamento organicamente pesada. Se o seu negócio escalou, tem margem alta e time enxuto, insistir na guia única é, ironicamente, a escolha mais complicada para a saúde financeira do negócio.
Antes de pagar o primeiro DAS do ano, faça a provocação ao seu contador: "Quanto estamos pagando pelo conforto de não mudar de regime?". A resposta pode pagar o seu bônus de fim de ano.
Fontes
Simples Nacional ou Lucro Presumido para empresas de ...
Tabela Simples Nacional 2025 Completa | Anexos e ...
Simples Nacional 2025: tudo o que você precisa saber