Visto e hospedagem para o Web Summit Rio 2026: checklist para startups do Brasil e da Europa

O Web Summit Rio 2026, marcado para os dias 8 a 11 de junho, deve atrair uma massa de fundadores e investidores, mas o sucesso da sua startup pode ser decidido meses antes, na burocracia do consulado ou na reserva do hotel. Não se engane: entre a exigência de visto para americanos e o trânsito da Linha Amarela, um erro de logística pode queimar o seu *pipeline* antes mesmo do primeiro café no pavilhão.

Visto e documentos: trate a papelada como um sprint crítico

Para quem vive em ciclos de *sprints*, o visto da equipe deveria estar no topo do backlog. Em 2026, o cenário mudou. Desde abril, o governo brasileiro retomou a exigência de vistos para cidadãos de cerca de 60 países. Se você tem um cofundador americano ou um desenvolvedor chinês, a negligência pode significar um desfalque no time de última hora.

É necessário visto para o Brasil para o Web Summit Rio?

A resposta depende exclusivamente do que diz o seu passaporte, não de onde você mora.

• **Brasileiros e residentes no exterior:** Se você é brasileiro mas mora em Berlim, o maior risco é o passaporte vencido. O Itamaraty recomenda validade de pelo menos seis meses, e descobrir que o documento expirou na fila do check-in é um erro clássico (e caro).
• **União Europeia:** Para quem viaja com passaporte da UE, a vida é mais simples. O Brasil permite a entrada para negócios por até 90 dias sem visto, desde que você não receba pagamentos de fontes brasileiras. É o cenário ideal para o networking do evento.
• **EUA, Canadá e Austrália:** Atenção redobrada. Desde abril de 2026, o e-Visa voltou a ser obrigatório. Congressos como o ISOO Rio sugerem iniciar o processo com três meses de antecedência. Não espere agilidade em véspera de feriado ou grande evento.

O fator ETIAS no retorno para a Europa

Embora o foco seja o Rio, o tabuleiro migratório europeu também se move em 2026. O ETIAS — a autorização eletrônica para entrar na Europa — deve entrar em vigor entre outubro e dezembro. Isso significa que, para o Web Summit em junho, brasileiros que moram no Brasil ainda não precisarão dessa autorização para voltar ou visitar a sede em Lisboa. Mas, se você planeja uma rodada de negócios na Europa no fim do ano, já coloque a taxa de 7 euros no orçamento.

O caso da healthtech de Recife

Uma startup de saúde decidiu levar um advisor indiano que vive em Portugal para o evento. O time europeu relaxou, assumindo que a residência em Lisboa bastava. Resultado: o advisor quase ficou em terra firme porque o passaporte indiano exigia visto físico do consulado brasileiro. A lição foi dura: em imigração, o que manda é a nacionalidade, não o endereço comercial.

Hospedagem perto do Riocentro: o luxo da proximidade

O Riocentro fica na Barra da Tijuca, uma região que funciona em um fuso horário próprio quando o assunto é trânsito. Ficar em Copacabana pode render fotos bonitas no Instagram, mas custará duas horas diárias dentro de um carro. Em 2026, a regra é clara: o tempo que você economiza no trajeto é tempo que você ganha no *lounge* de investidores.

Onde se hospedar perto do Riocentro para o Web Summit?

Zona 1 — O "Anel de Segurança" (Riocentro e arredores)

Hotéis na Avenida Salvador Allende e Abelardo Bueno são os primeiros a esgotar. Estar aqui significa chegar ao pavilhão em 10 minutos. É a escolha de quem tem estande ou apresentações no palco principal. Em março de 2026, os preços tendem a saltar, então a reserva antecipada é obrigatória para não comprometer o *burn rate*.

Zona 2 — Barra e Recreio (O equilíbrio necessário)

A orla da Barra e o Recreio oferecem uma estrutura melhor de restaurantes e farmácias. O deslocamento sobe para 20 ou 30 minutos, o que ainda é aceitável. É o lugar preferido de equipes maiores que buscam apartamentos por temporada (Airbnb) para reduzir custos de alimentação.

Zona 3 — Zona Sul e Centro (O risco calculado)

Escolha essas regiões apenas se você tiver reuniões com grandes corporações ou bancos sediados no Centro. Caso contrário, você será o fundador que chega exausto e atrasado para o próprio pitch.

Do aeroporto ao pavilhão: a estratégia de transporte

O Rio de Janeiro possui dois motores aéreos: o Galeão (GIG), hub internacional, e o Santos Dumont (SDU), o coração da ponte aérea. Para o Web Summit, o Galeão costuma ser mais prático por estar geograficamente melhor posicionado para quem vai direto para a Zona Oeste.

Como chegar do aeroporto ou do hotel ao Web Summit?

Do Galeão ao Riocentro

A viagem pode levar de 40 a 70 minutos. Se o time for grande, alugar um carro pode parecer tentador, mas lembre-se do custo (e da escassez) do estacionamento no evento. Aplicativos de transporte funcionam bem, mas a demanda inflacionada na semana do evento pode gerar cancelamentos frequentes.

Do Santos Dumont ao Riocentro

Prepare-se para uma maratona. O trajeto corta áreas de trânsito pesado. Se você pousar em horário de pico (8h às 10h), a viagem pode facilmente bater 90 minutos. Para startups internacionais, priorizar o Galeão é uma decisão estratégica de produtividade.

A disciplina da saída diária

Trate o horário de saída do hotel como um compromisso inegociável. Combinar um "carona coletiva" com outras startups hospedadas no mesmo condomínio não só reduz custos, mas cria um networking orgânico antes mesmo de entrar no pavilhão.

Orçamento e Delegações: quem paga o pato (e a conta)?

Participar do Web Summit é um investimento pesado. Entre ingressos, aéreos e hotelaria inflacionada, o custo por pessoa pode assustar. No entanto, o ecossistema brasileiro é mestre em encontrar atalhos financeiros.

Existem descontos para startups?

Sim, e eles não vêm apenas da organização oficial.

Parcerias do Sebrae e hubs estaduais

O whitepaper "Giro da Inovação" destaca como o Sebrae/ES e outras agências de fomento organizam delegações. Frequentemente, essas missões oferecem subsídios que cobrem parte do ingresso ou garantem espaço em estandes coletivos. Se a sua startup está incubada ou associada a algum hub, verifique editais abertos até março de 2026.

Ingressos Early Bird e packs de equipe

O Web Summit adora o modelo de "compro agora, decido depois quem vai". Ingressos comprados com um ano de antecedência chegam a custar metade do preço de última hora. Se você perdeu o primeiro lote, procure por grupos de associações de tecnologia que costumam comprar *bulk tickets* (lotes grandes) para redistribuir aos associados.

O pesadelo do CFO da edtech

Uma edtech de Porto Alegre aprendeu da pior forma: deixaram para fechar o hotel em maio de 2026. Acabaram em um hotel distante, pagando 70% a mais do que o orçado em janeiro. O custo extra de transporte e o tempo perdido foram parar no relatório de investidores como um alerta de "falta de planejamento logístico".

Linha do tempo: o que fazer mês a mês

• **Até Março/2026:** Defina a equipe, cheque os passaportes e inicie pedidos de visto para estrangeiros. Reserve o hotel (com cancelamento grátis, por segurança).
• **Abril/2026:** Garanta as passagens aéreas. Os voos para o Galeão em datas próximas ao evento costumam subir conforme a malha aérea internacional se ajusta à demanda.
• **Maio/2026:** Revisão final de documentos. Baixe o app do evento e comece a pré-agendar reuniões. O trânsito no Rio não perdoa agendas mal calculadas.
• **Junho/2026:** Chegue ao Rio no dia 7. Use esse dia para entender o trajeto hotel-pavilhão e evitar surpresas no dia 8, quando o cronômetro do pitch começar a rodar.

No fim das contas, chegar ao Web Summit Rio 2026 com a logística resolvida permite que você foque no que realmente importa: o seu negócio. Deixe para se preocupar com o valuation, não com a validade do passaporte.

Fontes

Giro da Inovação - Edição 8 - WhitepaperDocs

ETIAS Europa do Brasil | ETIAS para Brasileiros

Viagem a turismo ou negócios com passaporte da União Europeia

Novo sistema entra em vigor no fim de 2026 e muda regras de viagem

Vistos para Brasileiros — Ministério das Relações Exteriores